離職當天大家都忙，IT 的事往往排在最後。人走了之後才發現信箱還在收信、筆電沒還回來、門禁卡還刷得進去，這種情況並不少見。比較省事的做法是平常就有一份清單，需要的時候照著跑就好。
先把「這個人手上有什麼」列出來
清單通常包含公司信箱、電腦與筆電、手機與門號、雲端硬碟與共用資料夾權限、各式系統帳號（ERP、CRM、NAS、監視器、門禁），還有門禁卡、鑰匙、隨身碟。新人報到的時候順手記下來，離職時就不會漏。
帳號：什麼時候停、要停哪些
一般做法是離職當天停用，主管或資深職位可以考慮提早收掉權限。停用不等於刪除，信箱與雲端資料通常要保留一段時間，用來處理客戶往來和後續查詢。
有幾件事容易漏掉：密碼重設用的備援信箱與手機號碼、綁在個人手機上的多因子驗證，還有自己另外申請的雲端服務，例如用公司信箱註冊的線上工具。這些沒有一併處理，日後要接管會很麻煩。
資料要留下，但只留公司的
交接時把工作檔案移到共用的位置，不要留在個人資料夾。私人照片、私人文件該讓對方帶走的就帶走。這裡有個常見的錯誤做法：為了省事直接讓離職的人把整台電腦格式化，公司該留的往來紀錄會一起不見。
設備與門禁卡回收
筆電、手機、門禁卡、車道遙控器、機房鑰匙、識別證，逐項點交並簽收。收回來的電腦在重新配發之前要清掉原本的資料，這跟單純刪檔案不一樣，固態硬碟和傳統硬碟的處理方式也不同。
實體安全與委外帳號
門禁卡的註銷要記得同步到系統，尤其是有電梯樓層管制或車道辨識的場合。廠商或外包人員的臨時帳號、遠端連線的 VPN 帳號也要一起停掉。最後把整段異動寫進紀錄，誰在什麼時候做了什麼，日後要查才查得到。
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