公司換電腦、汰換 NAS、辦公室搬遷的時候，舊設備通常交給回收商，或是先放在儲藏室。硬碟裡還留著什麼，很少有人打開來看。客戶名單、報價紀錄、員工身分資料、財務報表，都在裡面。
刪除檔案不等於資料消失
在系統裡把檔案刪掉、清空資源回收筒，動作只是把檔案的索引標記成可以覆寫，內容還留在磁碟上。用救援軟體掃一次，多半能撈回不少東西。格式化也是類似的情況。
要讓資料真的讀不出來，得把磁碟上的內容覆寫掉，或者把儲存媒體實體破壞。這兩件事的差別後面會講到。
哪些設備要一起處理
不只桌機和筆電。影印機與多功能事務機內建硬碟，掃描和列印的檔案會暫存在裡面。NAS 與外接硬碟整台都是資料。監視錄影主機的硬碟存著影像。手機、平板、隨身碟也要算進來。這幾類設備汰換時都該走同一套流程。
常見的做法
還要轉賣或捐贈的硬碟，用抹除工具把整顆硬碟覆寫過一遍，資料就讀不回來，設備還能繼續用。確定不再使用的，把硬碟拆出來消磁、打洞或粉碎，最徹底。
不想自己處理的，可以找有銷毀證明的廠商，過程全程錄影，結束後拿到一張證明文件。需要交報告給客戶或主管機關的公司，多半走這一條。費用依硬碟數量計算，數量少的時候比自己買設備划算。
轉賣或捐贈前要清到什麼程度
要送人的筆電，先備份需要的資料，用抹除工具處理過，再重裝一次作業系統。原本就有全碟加密的機器處理起來更單純，把金鑰刪掉，裡面的內容就成了亂碼。
另外一種情況是設備曾送修。維修過程中有沒有被拆過硬碟，公司通常不清楚。這類機器在轉手前建議直接更換硬碟，比較沒有顧慮。
影印機的硬碟最常被忘掉
影印機內建的硬碟裡有掃描與傳真的暫存檔，很多公司直接把整台機器賣掉，或讓租賃商收回去。監視錄影主機的硬碟存著大量人臉與車牌影像，拆機時也常被忽略。
這兩類設備汰換時，把硬碟拆下來單獨處理，不要跟著主機一起交出去。影印機若走租賃，歸還前先跟租賃商確認硬碟的處理方式，寫進交接單。
留下一份紀錄
設備編號、處理方式、日期、負責人，做成一份清單。哪天客戶問起某台設備的資料怎麼處理，翻出來就有答案。這份紀錄在內部稽核與個資盤點時也用得到。
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