客戶打電話來問：「你們寄的那封信是什麼？」你翻自己的寄件備份，找不到。這種情況通常是公司網域被拿去當跳板，寄件者是偽造的，信不是你寄的，但客戶看到的是你的網域。
寄件者身份要能被驗證
郵件寄出時，收件方的伺服器會檢查 SPF、DKIM、DMARC 這三項 DNS 記錄。講白話的分工是這樣。
SPF 是一份清單，寫明「只有這幾台伺服器可以用我的網域寄信」。DKIM 幫信件蓋一個數位簽章，收件方可以驗證內容沒被動過。DMARC 告訴對方，如果前兩項驗證沒過，這封信要直接丟掉、丟到垃圾信匣，還是照收。
三項都設好之後，別人要假冒你的網域寄信就會被擋掉，退信率與被列入黑名單的機會也跟著降低。設定內容是 DNS 裡的幾筆記錄，找得到地方改的話，半個工作天可以完成。
釣魚信最常偽裝成什麼
一種是假冒老闆或主管，信件簡短、口氣急，要你馬上匯款或買禮券，通常還會補一句「我在開會，不要打電話」。另一種是假冒供應商或客戶，附上「更新後的匯款帳號」。
還有一類是假冒快遞、發票、報稅或罰單通知，附件是一個要你輸入信箱密碼的網頁。也有假冒公司 IT 部門，說你的信箱快滿了，要你點連結重新登入。這些信的操作手法都一樣：製造時間壓力，讓你不查證就動作。
員工端最有效的一步
信箱開啟多因子驗證（MFA）。密碼外洩的管道太多，釣魚網頁、舊網站的資料庫、多年沒換的同一組密碼，防不勝防。多一道簡訊或驗證器 App 的確認，攻擊者只拿到密碼也進不去。這一步的效益比其他措施都高，優先做。
帳號被盜的徵兆
寄件備份出現沒印象的信、短時間收到大量退信或「無法投遞」通知、客戶回覆說收到奇怪的附件、自己的信箱在別的地方被登入。出現其中一項就該改密碼、登出所有裝置，並且檢查有沒有被加入自動轉寄規則，很多盜用者會偷偷加一條，把信複製一份出去。
平常可以養成的習慣
匯款或改帳號這類要求，一律用電話跟本人確認，不要打信件裡給的電話。附件是 .exe、.zip，或需要啟用巨集的 Office 檔案，先不要開。公司網域的對外聯絡信箱不要到處留，減少被蒐集的名單。這些做起來不花錢，但能擋掉大部分事故。
設定完不等於沒事
郵件安全沒有一次做完這回事。驗證記錄設好之後，還是會有人試著假冒你的網域，只是成功率低很多，也比較容易被對方伺服器擋下。尚筠科技協助企業檢查郵件網域設定與帳號安全，電話 02-2397-2716。