有些公司收過這種信。軟體廠商或代理商寄來通知，說要進行授權稽核，請在期限內提供購買證明與安裝清單。第一次收到的人常以為是詐騙，其實是真的。廠商有權檢查，尤其是微軟、Adobe 這類大廠。
授權為什麼會對不上
最常見的情況是買的比裝的少。當初買了五套，後來部門擴編，請 IT 直接裝一裝，就變八台在用。當下沒人覺得有問題，稽核時卻要為多出來的三台提出證明。
離職也是一個漏洞。員工走了，電腦回收了，但綁在他名下或綁在那台機器上的授權還在。帳號沒停、授權沒轉，數量就一直對不上。訂閱制的軟體如果沒人管到期日，也可能默默過期，用了卻不算數。
授權有哪幾種
隨機版多半綁定單一台機器，跟著電腦走，不能搬。大量授權適合公司整體採購，數量可以累加管理。訂閱制則是按年或按月付費，時間到了要續，否則就失效。
這幾種混著用的公司很多。採購的時候便宜行事，變成一部分綁機器、一部分綁帳號，時間久了沒人說得清楚哪套是哪套。稽核最怕的就是這種狀況。
被稽核會怎樣
多半先要求你提供授權證明和實際安裝清單。數量不足的部分要補足，可能還要多付一筆費用。整個過程要投入人力整理資料，對本業運作也是干擾。
反過來說，如果平常就有清冊，稽核來的時候照著拿出來就好，很快就能結案。差別就在平常有沒有在做這件事。
平常怎麼管理
最基本的是做一份授權清冊，記下每套軟體的購買數量、授權類型、憑證或序號放在哪。這份清冊最好跟資訊資產盤點一起做，才不會兩邊兜不起來。
訂閱制的軟體要設到期提醒，別等到不能用了才想起來。員工離職時，把授權回收或轉移列進交接清單，帳號該停的停。這些動作不大，但少了就會漏水。
免費的軟體也要看條款
不是只有付費軟體要注意。有些標榜免費的工具，授權其實寫明不能商用，或商用要另外付費。公司拿來賺錢卻踩到這條，一樣有風險。用到來源不明的軟體，先確認授權條款再說。
把授權當資產管
軟體授權跟硬體一樣是公司的資產，只是平常看不見。把它跟設備盤點放在一起管，稽核來時從容，預算編列也更有依據。
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