印表機連不上、掃描找不到資料夾、碳粉沒了沒人知道。這些事單獨看都很小，累積起來就是每天在消耗員工的時間。
印表機不要接在某個人的電腦上
常見的做法是印表機用 USB 接在櫃台或助理的電腦，再開啟分享。那台電腦關機、休眠或換人使用，全辦公室就跟著不能印。
改成網路印表機，內建網路孔或加裝列印伺服器都行。插上網路線、給一個固定 IP，誰的電腦都能直接送印，不必經過某一台主機。
IP 要固定，網段要對
印表機的 IP 用 DHCP 保留或直接設固定，不要讓它每次開機換一個位址，共用設定才不會一直掉。
印表機通常跟電腦放同一個網段。如果辦公室切了 VLAN，要記得開放跨網段列印，不然會出現「看得到印表機卻印不出來」的狀況。
掃描到資料夾比掃到信箱好用
事務機的掃描功能可以送到 email，也可以送到網路資料夾。檔案量大或需要歸檔時，送到共用資料夾比較實用，收件匣不會被一堆掃描件塞滿。
設定時用一個專屬帳號去連那個資料夾，不要拿某位員工的帳號來用。員工離職或改密碼，掃描功能就會跟著失效，這是常見的狀況。
列印也要管一下
薪資單、合約、客戶名單這類文件印出來放在出紙匣等人來拿，誰都可以順手翻一下。有保密需求的環境可以開啟「輸入密碼才出紙」的功能，人站在機器前面才把文件印出來。
事務機裡如果有硬碟，影印與列印的暫存檔會留在裡面。汰換或送修前要把硬碟處理掉，做法跟汰換電腦硬碟一樣。
耗材與叫修
碳粉、滾筒、分頁器都有壽命。用量大的辦公室可以備一份碳粉，免得斷料；用量小的請廠商定期送就好，放久受潮也是浪費。叫修的窗口如果只有一個人知道，那個人請假就跟著停擺，最好把廠商電話與保固資訊放在共用文件裡。
買斷還是租賃
月印量低、機密要求高，買斷比較單純。月印量大、需要定期保養與耗材補充，租賃方案含服務，成本也比較好預估。
需要協助嗎
印表機設定、掃描共享、列印資安這幾項，尚筠科技幫企業整理辦公室 IT 環境時會一併處理，也可以只針對列印這一塊檢查。電話 02-2397-2716，或透過網站表單與我們聯絡。