問一間三十人的公司有幾台電腦、哪一年買的，答案常常是「要問一下」。設備清單記在某個人的腦袋裡，或是存在一張三年沒更新的 Excel 裡。等到要換機、要報修、要提列折舊，才發現查不到序號，也不知道保固還剩多久。
清單要記哪些欄位
欄位不用多，但要能回答「這台是誰在用、買多久了、壞了找誰」：
- 設備種類：桌機、筆電、螢幕、印表機、網路交換器、防火牆、NAS、UPS。
- 廠牌型號、序號，還有購買日期與保固到期日。
- 使用人與放置位置，寫清楚哪一層樓、哪個部門。
- 隨機附的作業系統與軟體授權版本。
序號比型號重要
同一個型號可能分批採購，保固起算日不一樣。原廠查保固看的是序號，不是型號，也不是發票。採購當天就把序號抄進清單，比事後拆機拍照省事太多。
保固到期前就要動作
設備過保之後，原廠報修是論件計價，硬碟、電池這類耗材的維修費常常接近換新。清單上如果有欄位標著保固到期日，就能在到期前兩三個月決定要延長保固還是直接換掉，不用等它壞在某個趕專案的早上。
汰換週期可以這樣訂
- 筆電大約四年，電池跟散熱通常先出問題。
- 桌機大約五年，中途可以加記憶體或換 SSD 延長使用。
- 伺服器、交換器、防火牆大約五到七年，原廠停止韌體更新就該排進清單。
- UPS 電池大約三年，就算沒壞，蓄電能力也會慢慢往下掉。
軟體授權一起盤
隨機版的作業系統綁機器，機器汰換就一起報廢。訂閱制的辦公室軟體每年續約，數量要跟實際在用的台數對得上。防毒或端點防護的授權也一樣，離職員工的座位空了，授權還在繳錢。
清單要放在找得到的地方
存在共用雲端或 NAS 上，不要只留在某台電腦的桌面。設備出狀況時，接手的同事或外部廠商要能立刻查到型號跟保固狀態。有人離職，這份清單就是最實際的交接文件。
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