很多中小企業的 IT 支出是壞了才買。伺服器掛了買伺服器，硬碟滿了買硬碟。這樣過一年，帳上看起來沒花多少，實際上每次都在救火，單價也壓不下來。編預算的用意是把支出從意外改成計畫，不是為了省錢。
先把現有設備列清楚
列出所有設備與服務：電腦、伺服器、NAS、網路設備、監視器、門禁、UPS、電話、印表機，還有雲端服務與軟體授權。每一項記四個欄位：買的年份、保固到期日、月費或年費、誰負責。這張表做完，明年哪些非換不可大概就看得出來了。
每年重複的費用
雲端服務、軟體訂閱、線路月租、保固延長、委外維護合約，這些金額固定，把去年的帳單翻出來加總，再留一點調整空間。這部分最好抓，也最容易被漏掉，尤其那張掛在個人信用卡上的年費。
一次性支出：汰換與專案
設備有使用年限。電腦抓 4 到 5 年，伺服器 5 年，網路設備 5 到 8 年，UPS 電池大概 3 年就要換。把明年會到年限的設備挑出來，查一下現在同級設備的價格，估一個範圍。
專案類則看公司明年的計畫。有沒有要搬辦公室、要不要擴點、會不會導入新系統，這幾件事都會帶動弱電與網路的支出，金額通常比設備汰換大。
金額怎麼定
沒有標準答案，可以先抓一個上限，例如用去年營收的一個比例，再往下分配。重點是把汰換排進去，不要每年都往後延。延一年的代價是維修費加上停機時間，常常比買新的貴。
兩塊常被漏掉的
一個是備份與資安。這兩件事沒編預算，出事時只能臨時擠錢，能選的方案也就有限。另一個是人力時間，編預算時把誰來做一起寫進去，不然設備買了沒人裝、沒人管，等於沒買。
預算表長什麼樣
一頁就夠：項目、類別、金額、時間點、負責人、備註。每季拿出來對一次，有變動就改。簽核完就收進抽屜的預算，隔年再看通常已經對不上現實。
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