很多公司把檔案放上 OneDrive 或 Google Drive 之後，就覺得備份這件事已經結束。這是常見的誤會。雲端服務保證的是平台不中斷，不保證你的檔案一定救得回來。
雲端硬碟保護的是平台，不是你的檔案
雲端業者的責任是把服務撐住，資料內容與權限由使用者自己負責。員工誤刪、資料夾被勒索病毒加密、離職前把同步的檔案一起刪掉，這些情況平台不會另外幫你留一份。
共用雲端硬碟更容易出事。一個人刪掉，其他有權限的人跟著看不到，資源回收桶的保留期限也有限，超過就真的沒了。
內建的資源回收桶不能算備份
Microsoft 365 與 Google Workspace 都有資源回收桶，也能復原。但它有期限，管理員也可能為了空間而清空。要當備份用，得把資料另外複製一份到不受這個帳號控制的地方。
備份可以怎麼做
一種是用專門的 SaaS 備份服務，透過 API 把信箱、雲端硬碟、Teams 或 Google Chat 的資料抓下來，存到自己的儲存空間，設定排程後自動跑。另一種是用 NAS 上的備份套件，Synology 與 QNAP 都有對應工具。
兩者差在涵蓋範圍與人力。專門服務能備份的項目比較細，NAS 的做法成本較低，但要有人顧。
要備份哪些項目
信箱、雲端硬碟、共用行事曆、通訊軟體的對話紀錄，還有 SharePoint 或 Google Sites 上的內容。不少人只備份雲端硬碟，等到信箱或聊天紀錄出事才發現根本沒備到。
還原演練比設定更重要
備份沒還原過就不算備份。設定完成後，挑一個資料夾或一封信試著還原，確認流程走得通、花費的時間可以接受。這件事一年至少做一次，順便檢查備份帳號的權限還在不在。
需要協助嗎
Microsoft 365 與 Google Workspace 的備份規劃，尚筠科技可以協助企業確認範圍、挑選工具、設定排程，並建立還原演練的流程。電話 02-2397-2716，或透過網站表單與我們聯絡。